TikTok LIVE ajansı CRM'den ne bekler: ajans programı seçerken bakılacaklar

Bir TikTok LIVE ajansı için CRM, bir LIVE ajansının yayıncı adaylarını, onlarla yapılan temasları ve her yayıncının durumunu tek yerde tutan programdır. Satış CRM'inden farkı, takip edilen şeyin müşteri değil yayıncı olması ve her temastan önce bir uygunluk sorusunun cevaplanması gerekmesidir. İyi bir ajans programı aday hattını, kimin kime yazdığını, tarihli uygunluk geçmişini ve yayıncının bugünkü durumunu birlikte gösterir.

Ajanslar bu arayışa çoğu zaman aynı noktadan gelir. Önce bir tablo açılır, sonra ekip büyür, sonra aynı yayıncıya iki kişinin yazdığı ya da kimin neye baktığının bilinmediği ilk gün yaşanır. O gün "bize bir CRM lazım" denir. Bu yazı, bir LIVE ajansının o CRM'den neyi beklemesi gerektiğini ve genel amaçlı araçların nerede yetmediğini anlatıyor.

Ajansın ekip içi kayıt düzenini daha ayrıntılı merak ediyorsanız ajans ekibinde kim kime yazdı yazısı aynı konunun günlük işleyişini anlatır.

Dört başlık var. İlki aday hattıdır. Bir yayıncı adı ekibe ilk duyulduğu andan davet kabul edilene kadar birkaç aşamadan geçer: aday listesine girer, uygunluğu kontrol edilir, ilk mesaj gider, cevap gelir ya da gelmez, davet gönderilir, kabul edilir ya da edilmez. CRM her yayıncının bu hattın neresinde olduğunu göstermeli, aynı ismin listeye ikinci kez girmesini engellemelidir.

İkincisi kimin kime yazdığıdır. Birden çok kişinin mesaj attığı bir ekipte her temas için dört bilgi gerekir: kime yazıldı, kim yazdı, hangi hesaptan ve ne zaman, cevap ne oldu. Bu bilgi tek yerde durmazsa aynı yayıncıya iki kişi yazar, cevap vermeyen yayıncıya ikinci kez yazılır. Yayıncının gözünden ikisi de aynı ajansın ısrarıdır.

Üçüncüsü uygunluk geçmişidir. Bir yayıncının ajansınıza uygun olup olmadığı, başka bir ajansa bağlı olup olmadığı zamanla değişir. Bu yüzden yalnız son durumu değil, hangi gün ve saatte neye bakıldığını ve sonucun ne çıktığını tutmak gerekir. Anlaşmazlık çıktığında sorulan soru "yazmadan önce baktınız mı" olur ve cevabı bu geçmiştir.

Dördüncüsü yayıncının bugünkü durumudur. Bağlı mı, uygun mu, sizden istenmediğini söyledi mi, en son ne zaman yayın açtı? Özellikle "bana yazmayın" diyen yayıncı kalıcı bir listeye girmeli, ekip değişse de o listeden çıkmamalıdır.

Genel amaçlı CRM'ler ve tablolar ucuz ve esnektir; sütun eklersiniz, aşama tanımlarsınız, ekibi davet edersiniz. Küçük bir ajans için başlangıçta işe yararlar. Sorun, LIVE ajansının asıl riskini tanımamalarıdır.

Birincisi, yayıncının bugünkü ajans durumunu bilmezler. Tablodaki "bağımsız" notu birinin geçen hafta baktığı sonuçtur; bu hafta doğru olup olmadığını söylemez. Hücredeki eski bilgi kolayca güncel sanılır.

İkincisi, kayıtları sonradan değiştirilebilir. Bu, satış ekibi için bir kolaylıktır; ajans için ise bir zayıflıktır. Kontrolün tarihini ve sonucunu gösteren bir hücre, istenince düzenlenebiliyorsa karşı tarafa kanıt olarak sunulamaz.

Üçüncüsü, kuralı kendiliğinden uygulamazlar. Genel bir CRM'de "bu yayıncıya kontrol yapılmadan yazılmaz" ya da "cevap vermeyen yayıncıya ikinci mesaj gitmez" kuralını yazabilirsiniz, ama araç bu kurala uyulmasını sağlamaz; uyulup uyulmadığını ekibin dikkati belirler.

Dördüncüsü, kişi kartı başka bir dünyaya göre kurulmuştur. Genel CRM'ler şirket, iletişim bilgisi ve satış fırsatı etrafında düşünür. LIVE ajansının ihtiyacı kullanıcı adı, lig, son yayın ve davet edilebilirliktir. Bunları elle taşımak zamanla kimsenin güncel tutmadığı sütunlara dönüşür.

Hangi aracı düşünürseniz düşünün, aynı soruları sorabilirsiniz. Aday listesi tek mi, aynı yayıncı iki kez girebiliyor mu? Bir yayıncıya yazılmadan önce uygunluk kontrolü yapılıyor mu ve sonucu tarihiyle kayda geçiyor mu? Bu kayıt sonradan değiştirilebiliyor mu? Kimin kime ne zaman yazdığı tek ekranda görünüyor mu? Elenen ya da "yazmayın" diyen yayıncı kalıcı olarak kapanıyor mu, ekip değişince geri dönüyor mu?

İki soru daha önemlidir. Araç hesabınızı riske atıyor mu: kendi başına toplu mesaj atıyor, aynı kişiye tekrar yazıyor, platform sınırlarını yok sayıyor mu? Ve verileriniz kimde duruyor? Bu soruların ayrıntısını TikTok LIVE ajans yazılımı seçerken sorulacaklar yazısında anlattık.

Araçlar dört gruba ayrılır. İlki TikTok'un kendisidir: ajanslar için resmî yönetim platformu LIVE Backstage. Davet her zaman Backstage'den gider ve uygunluk orada belirlenir, ama Backstage ekibinizin kime ne zaman yazdığını ve neye baktığını sizin için kayda geçirmez.

İkincisi tablo ve genel amaçlı CRM'lerdir. Ucuz ve esnektirler, yukarıda anlattığımız sınırlarıyla birlikte. Üçüncüsü influencer pazarlama araçlarıdır; markaların sponsorlu içerik için yaratıcı bulmasına göre kuruldukları için ajans daveti ve ajans bağlılığı gibi sorulara genellikle cevap vermezler.

Dördüncüsü TikTok LIVE ajans yazılımlarıdır. Backstage'in yanında çalışır, aday hattını, uygunluk kontrolünü ve ekip görünümünü bir araya getirirler. TT Panel bu gruptadır.

TT Panel bir LIVE ajansının işe alım tarafı için kurulmuş bir çalışma panelidir. Aday yayıncılar tek bir listede durur ve aynı yayıncı listeye iki kez girmez; bir yayıncıya ulaşmadan önce durumu kontrol edilir ve kontrol, sonradan değiştirilemeyen ve silinemeyen zaman damgalı bir kayda yazılır; ilk iletişimi ekibiniz yürütür ya da panel planlayıp takip eder, her gönderen hesaptan bir yayıncıya tek ilk mesaj gider ve kimin kime ne zaman yazdığı tek ekranda görünür; elenen ya da "yazmayın" diyen yayıncı yalnız sizin ajansınızın listesinde kalıcı olarak kapanır. Genel bir CRM'in her işini yapmaz: satış teklifi, faturalama ya da sözleşme takibi gibi işler için tasarlanmadı ve davet göndermez, davet Backstage'den gider. Platform kurallarına uyum ajansın sorumluluğundadır; panel her yayıncı için uygunluk sonucunu ve kanıt kaydını gösterir.

Panelin ekip tarafını ekip paneli sayfasında, kontrol kaydının nasıl tutulduğunu kanıt kaydı sayfasında, ekibinizde nasıl işleyeceğini sormak için bize ulaşabilirsiniz.